Las hojas de cálculo pueden parecer una solución fácil para la gestión de tesorería, pero conllevan sus propios riesgos. Los procesos manuales, los datos desactualizados y la falta de visibilidad actual provocan errores costosos. Es la razón por la que los CFOs y los equipos de tesorería, también los de pymes, están pasando a un software de gestión de tesorería (TMS). A partir de conversaciones con equipos financieros que abandonaron las hojas de cálculo, identificamos los nueve mayores riesgos que les frenaban y cómo los abordó el software de tesorería.
1. Pequeños errores en las hojas de cálculo, grandes consecuencias
Un decimal mal colocado, una fórmula rota o un error al copiar y pegar pueden provocar una exposición calculada incorrectamente de forma significativa. Estos errores suelen pasar inadvertidos hasta que resulta difícil corregirlos.
Con software de tesorería: los cálculos automatizados reducen el error humano y apoyan la fiabilidad de los datos.
2. Decisiones basadas en datos financieros desactualizados
Los mercados cambian a diario, pero las hojas de cálculo permanecen estáticas. Sin tipos de interés, tipos de cambio y condiciones de refinanciación actuales, las decisiones se apoyan en información obsoleta.
Con software de tesorería: los datos de mercado actualizados mantienen sus decisiones informadas y proactivas, no reactivas.
3. Horas perdidas en trabajo manual
Actualizar cuadros de deuda, generar informes y corregir errores de fórmulas cuesta a su equipo horas cada semana. Los procesos manuales quitan tiempo a la estrategia.
Con software de tesorería: los informes automatizados, las previsiones de flujos de caja y el seguimiento de la exposición liberan tiempo cada semana para que su equipo se centre en tareas de mayor valor.
4. Sin una visión clara de la exposición al riesgo
Las hojas de cálculo almacenan números, no los analizan por sí solas. Los riesgos ocultos pueden pasar inadvertidos hasta que se convierten en pérdidas financieras.
Con software de tesorería: los paneles destacan las exposiciones al riesgo antes de que los movimientos del mercado lleguen a su cuenta de resultados.
5. Silos de datos y confusión de versiones
¿Quién trabaja con el último archivo? ¿Son exactas las cifras? Los equipos de tesorería pierden tiempo persiguiendo actualizaciones, lo que aumenta el riesgo de desalineación y de errores costosos.
Con software de tesorería: todos trabajan con los mismos datos actualizados: sin correos de ida y vuelta, sin nuevas versiones de hojas de cálculo, sin datos sobrescritos.
6. Sin pista de auditoría, riesgo de cumplimiento
¿Quién cambió la fijación del tipo de referencia en el resumen del mes pasado? Las hojas de cálculo no registran los cambios por defecto, lo que dificulta las auditorías y aumenta el riesgo de cumplimiento.
Con software de tesorería: cada cambio se registra automáticamente, lo que le da una pista de auditoría clara.
7. Pérdida de datos y riesgos de seguridad
Un fallo del portátil, un borrado accidental o la salida de un empleado, y los datos financieros críticos o el conocimiento pueden desaparecer. Las hojas de cálculo ofrecen controles de seguridad limitados para datos sensibles de tesorería.
Con software de tesorería: el almacenamiento seguro en la nube ayuda a proteger sus datos financieros frente a pérdidas y accesos no autorizados.
8. Sin una forma sencilla de probar escenarios de cobertura
Los tesoreros necesitan someter las posiciones a pruebas de estrés frente a subidas de tipos de interés, volatilidad de divisas y riesgos de liquidez, pero la planificación de escenarios en hojas de cálculo es lenta y propensa a errores.
Con software de tesorería: las simulaciones de escenarios integradas le permiten planificar para distintos resultados, incluido no hacer nada. Más sobre coberturas.
9. Las hojas de cálculo no favorecen el crecimiento
Más deuda, más operaciones en divisas, más riesgo. Las hojas de cálculo no escalan bien: a medida que crece la complejidad del negocio, también crecen la carga de trabajo manual y la posibilidad de errores costosos.
Con software de tesorería: el software en la nube escala con su negocio sin añadir trabajo manual.
Comparativa: hojas de cálculo y TreasuryView
| Hojas de cálculo | TreasuryView | |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | Inmediata | Registro en autoservicio, cancelación en cualquier momento |
| Usuarios | Todos los niveles | Todos los niveles |
| Enfoque tecnológico | Archivos locales, mantenimiento manual | Nube, autoservicio |
| Interfaces | Limitadas | REST API y exportación a Excel |
| Datos de mercado | Introducidos manualmente | Integrados |
| Automatización | Fórmulas manuales | Cálculos e informes integrados |
| Pista de auditoría | No por defecto | Los cambios se registran |
| Análisis de riesgos | Modelos propios | Análisis de escenarios integrado |
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Por qué los equipos de tesorería y finanzas más pequeños están pasando a un software de gestión de tesorería
Las hojas de cálculo pueden resultar familiares, pero pueden frenar a su equipo de tesorería. Un TMS sustituye el trabajo manual propenso a errores por:
- Datos de mercado: adelántese al riesgo con tipos de interés y tipos de cambio actuales.
- Automatización que ahorra tiempo: reduzca procesos manuales y libere horas.
- Visibilidad clara del riesgo: detecte exposiciones antes de que afecten a su cuenta de pérdidas y ganancias.
- Escalabilidad: una gestión de tesorería que crece con su negocio.
- Seguridad y control: acceso centralizado en la nube con pistas de auditoría.